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GTS Global Travel Security

ENEL:
Global Travel Security

Il progetto GTS nasce per gestire in maniera strutturata il processo di autorizzazione e coordinamento delle trasferte del personale ENEL, garantendo loro un canale di contatto per ricevere assistenza e informazioni.

Approach & Solution

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Approach

La business challange convergeva su due differenti temi:
  • adempiere a quanto normato dal d.lgs. 81/08, ovvero istituire un servizio di prevenzione e protezione, valutare ed informare i lavoratori sui rischi che si possono presentare in fase di trasferta, redigere documenti di valutazione del rischio e nominare tutte le figure a supporto del processo.
  • Monitorare e coordinare l'intero processo "Trasferte" del proprio personale dall'apertura della richiesta fino alla gestione centralizzata delle informazioni relative al personale viaggiante.

Solution

Il progetto ha richiesto un totale di 3 mesi di lavorazione, ha impiegato sul campo circa 10 professionisti ed ha infine garantito al personale ENEL coinvolto, ovvero ad una platea di circa 6600 utenti, l’accesso alle funzionalità implementate. In riferimento a questi due macro-obiettivi si è quindi proceduto:
  • alla realizzazione di una control room in grado di monitorare in real time tutte le trasferte, di distribuire contenuti strutturati (Security Travel Guide, Health Guide, Security Vademecum e documenti di viaggio) ma soprattutto di dispacciare alert geolocalizzati prelevandoli ed integrando sia fonti aperte (ad esempio per le emergenze naturali e sanitarie) che a pagamento (ad esempio relativamente alle mappe del rischio geopolitico inerenti lo specifico settore di business). Uno sforzo significativo è stato infine compiuto in termini realizzativi per l'implementazione della OD Operating Dashboard, le viste di sintesi sui principali indicatori di sicurezza.
  • alla creazione di mobile Apps (IOS ed Android) che garantissero al personale viaggiante l'accesso a tutte le informazioni disponibili da control room, la notifica di eventuali variazioni rispetto a quanto prenotato tramite i sistemi aziendali, l'attivazione di emergenze a vario livello fino ad arrivare alle richieste di esfiltrazione. Le app prevedevano inoltre il set up di canali di comunicazione diretti con la control room via chat, chiamata e videochiamata.

Il progetto ha raggiunto gli obiettivi con una soluzione Open Source che ha abbattuto i costi di acquisto di licenze SW, assicurando un minor costo di gestione dell’applicativo e garantendo buoni livelli di scalabilità, sicurezza, prestazioni e supporto. Ad oggi vengono gestite circa 60.000 trasferte/anno.

Results

Fra i benefici più rilevanti apportati dal progetto sono da evidenziare:
• la full compliancy al d.lgs. 81/08 con conseguente abbattimento dei rischi legali ed amministrativi;
• l'introduzione di nuovi, avanzati tool di monitoraggio ed analisi dei costi sostenuti dall'organizzazione relativamente alla voce trasferte;
• una piena integrazione con gli strumenti di booking aziendale che consentono una velocizzazione nell'emissione dei titoli di viaggio ma anche la gestione automatica degli stessi a fronte di specifici eventi (sospensione, annullamento, rimborso, etc).

Project Value

Cost cutting
Process performance
Innovation

Our Products & Other Technologies

Livebox Go

Project Team

Sogeit Solutions (Engineering Group)